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Kalender und Zeitmanagement

Was bringt mir das?

Alles worum eine App sich für dich kümmert, musst du nicht auf dem Schirm haben. Und für das Zeitmanagement sollte man meinen, dass eine Anwendung, die ohnehin jeder nutzt auf der Hand liegt. Im Grunde kann dieses einfach Werkzeug dir helfen deine Planung zu straffen und an Zielen festzuhalten. Außerdem hilft er dir dabei Planungen für den Tag, den Monat oder das Jahr zu machen und liefert dir eine Übersicht, Lücken zu erkennen und Prioritäten zu setzen. Je früher und zuverlässiger du Termine umsetzt, desto weniger Gedanken musst du daran verschwenden. Ich will dir hier also ein grundsätzliche Tipps für die Nutzung eines Kalenders geben, die dir helfen können dich zu organisieren.

Der Kalender ist eine low hanging fruit

Der Kalender kostet dich nichts, was du nicht ohnehin schon bezahlt hast, jedes Smartphon verfügt über einen. Und die Stadard-Funktionen decken schon eine Menge ab. Darüber hinaus gibt es zahllose Alternativen im Play – oder im App Store. Aber erstmal erstmal steht jedem so ein kostenloses Tool für das Zeitmanagement  zur Verfügung.
Grundsätzlich kannst du natürlich auch auf einen konventionellen Kalender in Form eines Notizbuches zurückgreifen, dann bleiben allerdings ein paar Vorzüge aus, denn der digitale Kalender lässt sich bequem online verwalten, du kannst im besten Fall von allen deinen Geräten darauf zugreifen und er lässt ich mit anderen Anwendungen, wie deinem Adressbuch verbinden. 

Mach vernünftige Einträge

Hier und jetzt

Wenn etwas ansteht, dann mach den Eintrag in dem Moment, in dem du davon erfährst. Den Eintrag sofort zu machen verhindert, dass er zu einer Aufgabe wird, die du vor dir herschieben kannst. Dinge wie den nächsten Termin beim Zahnarzt oder die Steuererklärung schiebt man gerne vor sich her. Gleiches gilt für Datum und Uhrzeit, überleg dir direkt, wann du die Sache angehen willst. Auch so verhinderst du, die  Sache auf „irgendwann“ zu verschieben. Hat ein Projekt eine Deadline und du weißt, dass du spätestens eine Woche vor Abgabe die letzten Schritte einleiten musst, dann kannst du dir auch für diese Frist einen Eintrag setzen. Bist du in drei Monaten auf einer Hochzeit und muss noch ein Hotel buchen oder neue Schuhe kaufen.

Wenn du ein einmaliges ToDo oder einen einmaligen Task einträgst, steck einen vernünftigen Rahmen. Ausreichende Transfer-Zeiten und hinreichend große Fenster beugen Stress vor und ermöglichen es auch den Folgetermin in Ruhe wahrzunehmen. Wie lange brauchst du vom Büro ins Zentrum? Bist du sicher, dass du an dem Tag nach dem Reinfeiern schon wieder um 10:00 Uhr aufstehenden wirst? Wenn du deinen Termin vernünftig legst, kannst du eine Menge Stress vermeiden.

Alle Jahre wieder

Handelt es sich um einen wiederkehrenden Termin, markiere den auch so, damit du ihn nicht nächste Woche nochmal eintragen musst. So vergisst du keine Geburtstag, Jubiläum oder auch deine Kakteen zu düngen.

Addenda

Füge deinen Terminen zusätzlichen Informationen hinzu, wenn du zur Einweihung der neuen Wohnung deines besten Freundes eingeladen bist: trage dir gleich die Adresse ein, außerdem den Namen seiner Freundin ein, damit es nicht peinlich wird.

Groß und klein

Strukturiert bleiben

Der Kalender soll dir helfen einen realistischen Plan für den Tag, die Woche, oder auch den Monat zu erstellen. Also das meiste aus der dir zur Verfügung stehenden Zeit heraus zu holen. Der soll dir dienen nicht anders herum. Also mach den Kalender nicht komplett voll, irgendwann musst du auch verschnaufen, einen Kaffee trinken, oder schlafen … und schlafen ist wichtig.

gerade wenn viel ansteht, kannst du dir im Kalender einen besseren Überblick über das verschaffen, welche Aufgaben es gibt und welche davon die wichtigsten sind.

Teilen und Herrschen

Du kannst deinen ganzen Kalender oder auch nur einzelne Termin mit deiner besseren Hälfte, deinen Freunden oder den Kollegen teilen. Du kannst Einladungen verschicken und annehmen, egal welches System der andere nutzt. Hast du Einträge mit zusätzlichen Informationen versehen, haben sie die gleich auch.

Revision

Der Kalender soll dir helfen „Aufgaben“ strukturiert nachzukommen, darum lohnt sich eine Rückschau immer wieder. Schau dir an wie es gelaufen ist. Was hast du alles geschafft und wo kann man noch optimieren. Evtl. solltest du noch den einen oder anderen Tag entzerren und dafür ein anderes Zeitfenster ausschöpfen?

Wenn du deinen Kalender am Ende des Tages durchschaust, kannst du ihn auch als ToDo List missbrauchen. So kontrollierst du, ob alles erledigt ist. Einträge abzuhaken und auf eine Woche voller erledigter Aufgaben zu blicken kann ziemlich befriedigend sein.

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